Hvordan kommer dine nye medarbejdere godt fra start i en corona-tid?

Hvordan modtager du bedst nye internationale medarbejdere i din virksomhed – og så i en tid, hvor fysiske møder, og social kontakt mellem kolleger er meget begrænset? Er det overhovedet muligt at gøre det godt? Ja, det mener vi. Hvis du sørger for, at det er gennemtænkt, og du tager de rette værktøjer i brug. Men husk, at det kræver en indsats af alle parter, – både leder, HR, kolleger og den nye medarbejder – hvis den nyansatte skal føle sig godt klædt på til sit nye job.

Den gode modtagelse af nye medarbejdere er endnu mere vigtig nu, end den tidligere har været. Det er sværere på distancen, og det kan tage længere tid at få følelsen af at ”høre til” og forstå sin rolle og sine. arbejdsopgaver.

Derfor har vi samlet 10 tips til, hvad det er en god idé at være obs på, når du gerne vil give dine nye, internationale medarbejdere den allerbedste modtagelse under corona.

Disse tips leder ind til vores pre- og onboarding-værktøjskasse, som giver jer inspiration til, hvordan I generelt kan arbejde med den gode modtagelse af nye medarbejdere – også på den lange bane.

 

Tilbyd en virtuel rundvisning på arbejdspladsen

Det er altid en god idé at vise jeres arbejdsplads frem før, den nye medarbejder starter hos jer. Det kan I sagtens gøre ved at udarbejde en rundvisningsvideo, som kan sendes ud til nye medarbejdere forud for opstart. Dette giver ofte en større tryghed for medarbejderen i forhold til at begå sig på arbejdspladsen.

I en tid med COVID-19 er det i nogle tilfælde endnu mere vigtigt med en online rundvisning, fx hvis medarbejderen ikke kan møde op på arbejdspladsen. På den måde kan medarbejderen måske bedre forestille sig den de lokaler og fysiske rammer, som han eller hun snart bliver en del af. Som international kan der ofte gå relativt lang tid fra man underskriver kontrakten i hjemlandet, til man får mulighed for at se arbejdspladsen.

Få inspiration til, hvordan I kan lave en rundvisningsvideo

 

Få styr på IT, koder og andet praktisk – også på distancen

 Selvom den nye medarbejder måske ikke kan møde fysisk op alle dage – eller må sidde hjemme hver dag, er det vigtigt, at computer, telefon m.m. bliver sat op og udleveret. Måske med instruktioner til, hvordan han eller hun kan sætte udstyret op derhjemme – eller med info om, hvem det er muligt at kontakte for hjælp, fx en IT-hotline eller lignende. Med en fuldt funktionsdygtig arbejdsstation får den nye medarbejder en bedre start og kan hurtigere komme i gang med sine arbejdsopgaver.

Vi har lavet en tjekliste til tiden før, den nye medarbejder starter i jobbet, så du sikrer dig, at der ikke er noget, der falder mellem to stole, når det praktiske skal på plads inden opstart.

Find tjeklisten her

 

Mød din nye medarbejder

Mød din nye medarbejder og byd velkommen på arbejdspladsen den første dag, hvis I har den mulighed. Det betyder meget for mange, og I kan evt. begrænse det til den nærmeste chef og to-tre kolleger, som den nye medarbejder skal arbejde tæt sammen med.

Alternativt kan I sætte et online velkomstmøde op og sende en personlig velkomsthilsen fra den nærmeste leder forud for opstart.

Få inspiration til velkomsthilsnen

 

Fortæl om jeres nye kollega

Husk at fortælle alle dine medarbejdere om deres nye kollega. Det kan ofte gøre det nemmere for dem at række ud virtuelt og tage initiativ til en kaffe-snak over Teams, Zoom eller telefon, hvis de har lidt viden om, hvem den nye medarbejder er.

Vi har samlet lidt information om, hvad der er vigtigt at lægge vægt på, og hvordan du kan give kollegerne forståelse for, at de er en del af en større plan, der skal sikre, at den nye medarbejder føler sig velkommen.

Du finder også en skabelon til, hvordan du på skrift kan fortælle om den nye medarbejder – både til kolleger men også til eksterne samarbejdspartnere, kunder m.fl.

Få mere viden om, hvordan I kan fortælle andre om jeres nye kollega

 

Få møder i kalenderen om forventninger i den første tid

På distancen er det endnu vigtigere end ellers at få afstemt forventningerne i den første tid. Når meget af arbejdet i mange tilfælde foregår fra hjemmekontoret, kan nye medarbejdere sidde med mange spørgsmål til, hvad I forventer af dem, hvad der skal leveres hvornår og hvilken rolle, de har i forhold til deres kolleger. Husk at få snakket alt dette igennem, fx på online møder, hvis I ikke kan mødes fysisk.

Nedenfor kan du finde gode råd til, hvad I som virksomhed med fordel kan have fokus på i medarbejderens første arbejdsuge.

Du kan også finde en guide, der rækker lidt længere ud i fremtiden med vejledning og tips til den første måned. Brug de gode råd til at tale om forventninger med den nye medarbejder og til at huske at gennemgå medarbejderens arbejdsopgaver og milepæle.

Gode råd til den første arbejdsuge

Vejledning og tips til medarbejderens første måned

 

Husk en god introduktion – på trods af afstand

Selvom det måske i øjeblikket kan være begrænset, hvor meget I kan mødes fysisk, er den gode introduktion vigtig – og meget af det kan godt gøres online. Dette både på grund af COVID-19, men også hvis I fx er en global virksomhed, jeres medarbejdere endnu ikke er flyttet til Danmark, eller at jobbet ikke kræver, at medarbejderen har bopæl i Danmark. Så måske tænker I allerede i online introduktioner i forvejen?

Husk under alle omstændigheder, at introduktioner og møder online kræver flere pauser og kortere møder, så I skal evt. dele en introdag op i flere bidder.

Det uformelle kaffemøde mellem chef og den nye medarbejder, hvor man som leder kan sætte sit personlige præg på fortællingen om virksomheden, inkl. vision, mission og værdier, kan også sagtens foregå online, hvis det ikke er muligt at mødes fysisk.

Mere om den gode introduktion

Mere om, hvordan du kan gribe det uformelle kaffemøde an.

 

Få medarbejderens egne opgaver sat i gang

At komme godt i gang med egne opgaver kræver en oplæring, som er forskellig fra selve introduktionen.

Medarbejderens oplæringsplan er den faglige træning, hvorimod introduktionen giver indsigt i organisationen og historien bag virksomheden. Måske kræver det lidt ekstra at aftale og gennemføre oplæringsprogrammet på distancen, men det er vigtigt at komme i gang med det samme, så den nye medarbejder kommer hurtigt fra start og ikke er i tvivl om, hvad han eller hun skal lave på sit hjemmekontor.

Når der er tale om en international medarbejder, kan der desuden være kulturelle forskelle som gør, at der kan være endnu mere forskellige opfattelser af hans eller hendes rolle og mandat til at tage beslutninger (hierarkiet i danske virksomheder er ofte mere fladt end i nogle andre lande), og derfor er det særligt vigtigt at have fokus på den gode oplæring.

Gode råd og inspiration til den faglige træning.

Mere om, hvordan du kan involvere medarbejderen i planlægningen for opstart.

 

Lav online tjek ind med den nye medarbejder

Husk løbende at tjekke ind hos den nye medarbejder, fx ved kontakt via video eller telefon. På den måde får han eller hun større mulighed for at føle sig som en del af virksomheden. Dette gælder for lederen men også for teamet, som både bør introduceres over for den nye medarbejder og have løbende dialog med ham eller hende.

Find tips til, hvordan ledere kan holde 1:1 møder. Disse kan også sagtens være online.

Få input til, hvordan ledere følger op på modtagelsesforløbet af den nye medarbejder.

Se her, hvordan I kan hjælpe både medarbejder og kolleger med at huske, at det er okay at stille spørgsmål og bede om hjælp, når man er ny i job:

Jeg er ny – hvad gør jeg?

 

Lav online mentor og buddy-ordninger

I kan sagtens starte mentor- og buddyordninger op på distancen. Bare I på forhånd afstemmer forventningerne, så der er enighed om, om det er muligt at mødes fysisk, eller det udelukkende foregår online.

I kan hjælpe de nye internationale medarbejdere ved at matche ham eller hende med en mentor eller buddy (allerede eksisterende medarbejdere), så de har en livline at kontakte – måske både til faglig og social sparring, alt efter, hvordan I griber det an.

Mere om, hvordan I kan opbygge mentor- og buddy-ordninger

 

Digitale platforme til den gode modtagelse

Også før COVID-19 var digitale pre- og onboarding platforme tilgængelige for nye medarbejdere i flere virksomheder – også forud for opstart. De har ofte indhold om virksomhedens historie, vision, produkter og services, videoer af medarbejdere mv.

Dette er muligvis endnu mere aktuelt nu, hvor meget i en periode skal foregå digitalt. Og på denne måde kan den nye medarbejder allerede inden opstart også få en video-præsentation af medarbejderne i det team, han eller hun skal være en del af. Dette kan være særligt vigtigt for internationale medarbejdere, som muligvis oplever en længere proces, før de kan komme til Danmark og starte i job.

En virtuel rundvisning, som tidligere nævnt, kan i øvrigt også lægges ud på en digital pre- og onboarding platform.

Det er vigtigt at huske, at en digital onboarding platform aldrig kan stå alene – langt de fleste processer i modtagelsen af nye medarbejdere kræver personlig kontakt, hvad end det så er fysisk eller online.

Få inspiration til, hvordan I evt. kan bruge en digital pre- og onboardingplatform

Få ideer til, hvordan I kan lave præsentations-videoer af medarbejderne